Peran Krusial dan Tugas General Affair di Balik Kelancaran Operasional Perusahaan

Di balik hiruk pikuk aktivitas perusahaan, ada sebuah divisi yang diam-diam berperan penting dalam memastikan kelancaran operasional, yaitu General Affair (GA). Divisi ini ibarat tulang punggung yang menopang berbagai aspek penting, mulai dari administrasi, logistik, hingga pemeliharaan aset.

Keberadaan GA tak lepas dari kompleksitas perusahaan modern yang membutuhkan pengelolaan berbagai aspek non-inti secara profesional. GA hadir untuk membebaskan divisi lain agar fokus pada tugas utamanya, sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya secara efektif dan efisien.

Fungsi Utama General Affair dalam Menunjang Operasional Perusahaan

GA memiliki beberapa fungsi utama yang menunjang kelancaran operasional perusahaan, yaitu:

1. Pengelolaan Aset dan Fasilitas

General Affair adalah bagian dari perusahaan yang mengurus berbagai hal yang berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa, pemeliharaan aset, dan inventaris aset. Berikut ini adalah penjelasan lebih lengkap tentang tiga tugas utama General Affair.

Pengadaan Barang dan Jasa. General Affair bukan sekadar membeli barang dan jasa. Mereka harus memastikan prosesnya sesuai prosedur, anggaran, dan kebutuhan perusahaan. General Affair melakukan riset pasar, negosiasi harga, dan memastikan kualitas barang dan jasa yang dibeli.

Pemeliharaan Aset. Aset perusahaan tak hanya gedung dan peralatan kantor, tapi juga kendaraan, mesin produksi, dan teknologi informasi. General Affair bertanggung jawab atas perawatan dan perbaikan aset agar tetap berfungsi optimal dan memperpanjang usia pakainya.

Inventaris Aset. General Affair mencatat dan mengelola aset perusahaan secara sistematis. Hal ini penting untuk mengetahui jumlah, kondisi, dan lokasi aset, serta untuk menghindari kehilangan atau kerusakan.

2. Administrasi dan Tata Kelola

Masalah administrasi dan tata kelola di perusahaan juga menjadi tugas utamanya. General Affair akan memastikan surat-menyurat perusahaan terkelola dengan baik. Mereka akan menerima, mengirim, dan mengarsiapkan surat-surat dengan rapi dan teratur. Di era digital sekarang ini, General Affair juga mengelola email dan dokumen elektronik

Apabila perusahaan memiliki dokumen arsip-arsip yang penting bagi perusahaan, GA juga bertugas untuk mengelola kearsipannya. Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pengelolaan arsip dengan sistem yang rapi dan mudah diakses. Kini, arsip tak hanya disimpan dalam bentuk fisik, tapi juga digital.

Tak jarang, General Affair turut serta dalam penerapan tata kelola perusahaan yang baik dengan memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan kebijakan yang berlaku di perusahaan. Termasuk membantu dalam penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk berbagai aktivitas perusahaan.

3. Kebersihan dan Kenyamanan Kerja

Masalah kebersihan kantor tidak hanya jadi tanggung jawab OB (Office Boy) saja, tetapi General Affair juga berperan dalam kebersihan kantor baik dari sisi estetika maupun kesehatan dan kenyaman karyawan saat di kantor.

GA memastikan area kantor termasuk ruang kerja, ruang rapat, dan toilet, selalu dalam keadaan bersih dan rapi. Tapi untuk pelaksanaan kerjanya tetap akan menggandeng OB.

Fasilitas yang ada di kantor juga menjadi tanggung jawabnya. Termasuk fasilitas kantin atau pantry kantor yang harus dikelola agar bisa memberikan kenyamanan untuk para pegawainya.

4. Layanan dan Dukungan Lainnya

Selain memiliki beberapa tugas di atas, GA juga membantu dalam proses perizinan usaha dan legalitas perusahaan. Mereka memastikan perusahaan memiliki semua izin yang diperlukan dan mengikuti peraturan yang berlaku.

Bagi perusahaan yang memiliki karyawan asing, General Affair membantu dalam pengurusan visa dan dokumen imigrasi lainnya.

Tak jarang GA juga menjalin hubungan dan komunikasi dengan pihak luar, seperti vendor, supplier, dan pemerintah. GA membangun dan menjaga hubungan baik dengan pihak luar untuk kelancaran operasional perusahaan.

Wah..wah..wah. Kok kelihatannya banyak banget ya tugasnya. Tetapi tenang, General Affair tidak bertugas sendiri. Karena semuanya akan dilakukan dengan berkoordinasi dengan bagian-bagian terkait.

Apakah Anda tertarik untuk berprofesi menjadi General Affair? Kira-kira apa saja kemampuan yang dibutuhkan ya?

Keterampilan yang Dibutuhkan untuk Menjadi General Affair

Berikut beberapa kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang GA…

1. Kemampuan Kunci untuk GA yang Efektif

• Kemampuan untuk mengatur waktu, memprioritaskan tugas, dan menyelesaikan pekerjaan dengan deadline yang ketat. GA harus mampu mengelola berbagai tugas dan tanggung jawab secara simultan.
• Kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik secara lisan dan tertulis, membangun hubungan yang positif dengan kolega dan pihak eksternal, serta mampu menyelesaikan konflik dengan efektif.
• GA harus teliti dan memperhatikan detail dalam setiap tugas yang dikerjakan, seperti saat mengelola dokumen, aset, dan keuangan.
• Kemampuan untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah dengan cepat dan efektif, serta menganalisis data dan informasi untuk membuat keputusan yang tepat.
• Kemampuan untuk menggunakan berbagai aplikasi dan software yang berkaitan dengan pekerjaan GA, seperti Microsoft Office, database, dan software manajemen aset.

2. Kemampuan Pendukung untuk GA yang Berprestasi

• Kemampuan untuk menegosiasikan harga dan kontrak dengan vendor, serta menyelesaikan perselisihan dengan pihak eksternal.
• Kemampuan untuk mengelola dokumen, surat-menyurat, dan arsip dengan rapi dan teratur.
• Kemampuan untuk mengelola pengadaan barang dan jasa, serta mengatur logistik dan transportasi.
• Kemampuan untuk berkomunikasi dalam bahasa asing, terutama bahasa Inggris, untuk keperluan komunikasi dengan pihak eksternal.
• Pengetahuan tentang peraturan dan perizinan yang berkaitan dengan operasional perusahaan.

3. Mengembangkan Diri untuk Menjadi GA yang Unggul

• Selalu ingin belajar dan mengikuti perkembangan teknologi dan informasi terbaru yang berkaitan dengan pekerjaan GA.
• Memiliki inisiatif dan proaktif dalam menyelesaikan tugas dan membantu kolega.
• Mampu beradaptasi dengan perubahan dan situasi yang dinamis.
• Memiliki etos kerja yang tinggi, disiplin, dan bertanggung jawab.

***

Meskipun sering luput dari perhatian, peran General Affair sangatlah krusial dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan. Dengan menjalankan berbagai fungsinya secara efektif, General Affair membantu perusahaan mencapai tujuannya dan menciptakan lingkungan kerja yang kondusif bagi karyawan.